Что меняется в ЕФС-1 для работодателей с 30 декабря
С 30 декабря 2025 года работодателям предстоит работать с обновленной формой ЕФС-1 — единого отчета со сведениями о сотрудниках. О ключевых нововведениях и причинах изменений подробно сообщили в публикации агентства ПРАЙМ.
Если коротко, обновление затрагивает и сам бланк, и порядок его заполнения: появляются дополнительные коды, уточняются справочники, а часть прежних значений признается устаревшей. Для кадровых и расчетных служб это означает необходимость синхронизировать программы и регламенты до конца декабря, чтобы уже в первых январских отчетах не ловить технические ошибки.
Нормативная база и сроки вступления
Обновленные форма и формат передачи ЕФС-1 утверждены приказами Социального фонда России от 17.11.2025 № 1462 (форма и порядок) и № 1463 (формат). Оба документа начинают действовать 30 декабря 2025 года. Это ключевая дата: все сведения, передаваемые после нее, нужно формировать уже по новым правилам.
Что именно поменялось
Новые и уточненные коды
В справочниках формы появились дополнительные коды застрахованных лиц и статусов занятости. Для ряда ситуаций коды переименованы или исключены, чтобы привести отчетность к единым подходам и сократить двусмысленности при автоматической проверке.
Корректировки по должностям и трудовым функциям
Расширен и уточнен перечень кодов наименований должностей и порядок указания трудовой функции. Работодателям важно проверить, как в учетной системе привязаны должности к ОКЗ: при несовпадениях система СФР может возвращать протокол с ошибками.
Правки в разделе условий труда
Уточнены правила заполнения граф, связанных с особыми условиями труда. Вредные и опасные условия по результатам спецоценки по-прежнему требуют обязательного отражения, но при допустимых/оптимальных условиях часть реквизитов теперь не заполняется. Это уменьшает количество лишних данных и ускоряет проверку файла.
Новый электронный формат передачи
С введением нового формата обмена (приказ № 1463) усиливается «чувствительность» калибра автоконтролей. Ошибки в кодах, датах и статусах будут отсекаться еще на этапе приема. Чтобы не срывать сроки, обновите версии кадровых и зарплатных программ и заранее прогоните тестовые выгрузки.
Почему изменения важны
ЕФС-1 — это «паспорт» трудовой истории сотрудника и база для начисления страховых взносов. Любая ошибка здесь аукнется: от некорректного страхового стажа до переплаты взносов и претензий при проверках. Новые правила упрощают ряд полей, делают коды более точными и помогают СФР быстрее сопоставлять данные из разных источников.
Чек-лист для бухгалтерии и HR
— Обновите релизы ПО и справочники кодов до 30.12.2025.
— Проверьте карточки сотрудников: должности, коды занятости, сведения о спецоценке условий труда.
— Пересмотрите внутренние регламенты: кто и в какие сроки формирует подразделы 1.1/1.2, кто контролирует корректность кодов.
— Проведите «пробную» выгрузку ЕФС-1 и сверку протоколов СФР.
— Обучите ответственных — по новым правилам часть полей теперь необязательна в типовых ситуациях.
Как избежать типичных ошибок
Несоответствие должности и кода ОКЗ
Соотнесите корпоративный справочник должностей с актуальным классификатором. В противном случае система воспримет должность как «нерелевантную», и пакет не пройдет контроль.
Устаревшие коды статусов
Не используйте коды, которые исключены из новой версии порядка. Лучше разово потратить время на чистку справочников, чем потом отправлять корректировки.
Неверные даты событий
Прием, перевод, отпуск по уходу — все это события, по которым в ЕФС-1 важна хронология. В новых автоконтролях логические несовпадения дат отсекутся сразу, и пакет вернется с ошибкой.
Что это значит для бизнеса
Главный плюс — меньше избыточной информации в отчете и более предсказуемые проверки. Минус — необходимость оперативно адаптироваться. Для компаний с большим штатом переход на новые коды лучше проводить централизованно, через обновление справочников и методические указания.
Финансовым директорам имеет смысл синхронизировать графики выгрузок с платежным календарем: на стыке года традиционно много операций — от годовых премий до индексаций. В такие периоды полезно держать под рукой актуальные Курсы ЦБ РФ и динамику курса рубля, если у вас есть выплаты в валютной привязке или пересчет командировочных.
Как подготовиться: короткий план на неделю
-
Обновить программные продукты (зарплата/кадры/документооборот) и загрузить новые форматы обмена.
-
Пересобрать справочники: должности, статусы занятости, коды условий труда.
-
Провести выборочную сверку 10–15 личных карточек сотрудников: если они «чистые», вероятность массовых сбоев минимальна.
-
Настроить двойной контроль перед отправкой: технический (формат) и методологический (смысл).
-
Обновить инструкции для кадровиков и бухгалтеров, дополнить их примерами корректного заполнения.
Вопросы и ответы
Придется ли переучивать персонал с нуля?
Нет. Структура ЕФС-1 в целом сохраняется. Меняются кодировки и алгоритмы в отдельных полях, так что достаточно короткого практического брифинга с примерами.
Повлияют ли изменения на зарплатные проекты?
Напрямую — нет. Но из практики: когда компания меняет справочники и шаблоны, полезно параллельно проверить параметры выплат и карты сотрудников. Например, если у вас зарплатный проект на Карте МИР, удостоверьтесь, что статусы сотрудников и реквизиты в личных карточках синхронизированы с банковскими данными.
Вывод
Изменения ЕФС-1 с 30 декабря — это не «перестройка», а точечная доводка отчета под автоматизированные проверки СФР. Обновите ПО и справочники, проверьте должности и статусы — и отчетность пройдет без сбоев. Для тех, кто ведет кадры и расчеты системно, адаптация займет минимум времени.
